COMMENT SOUMETTRE UNE FACTURE DE BON DE COMMANDE
Se connecter à ALTO EXCHANGE
ALTO Exchange permet aux fournisseurs de soumettre plusieurs factures pour un même bon de commande, à condition que le bon de commande soit actif et que le solde à facturer soit suffisant.
IMPORTANT :
DES INSTRUCTIONS SUPPLÉMENTAIRES ÉTAPE PAR ÉTAPE SONT FOURNIES DANS LA BASE DE CONNAISSANCES DE LA FORMATION.
si vous avez des questions concernant la formation ou ALTO Exchange, contactez trimacsupport@icgteam.com.
VOUS DEVEZ CONVERTIR LE PO EN FACTURE. VOUS. NE DEVEZ PAS CRÉER DE FACTURES SANS CONVERTIR LE BON DE COMMANDE EN FACTURE. LA CONVERSION D'UN BON DE COMMANDE EN FACTURE ENTRAÎNERA L'AJOUT AUTOMATIQUE DU CODAGE GL, DU NOM DE L'APPROBATEUR, DES POSTES, ETC.
VOUS NE DEVEZ PAS SAISIR DE NOUVEAUX ARTICLES QUI NE FIGURENT PAS SUR LE BON DE COMMANDE. VOUS POURREZ MODIFIER LA QUANTITÉ, LES MONTANTS OU SUPPRIMER DES LIGNES EXISTANTES UNE FOIS QUE VOUS AUREZ CONVERTI LE BON DE COMMANDE EN FACTURE. POUR ENTRER UNE NOUVELLE LIGNE, VOUS DEVEZ CONNAÎTRE LE CODE GL, LE NOM DE L'APPROBATEUR, ETC. TRIMAC N'A PAS FOURNI LES INFORMATIONS SUR LE CODAGE GL AUX VENDEURS.
TRIMAC émet des commandes en blanc, ASSUREZ-VOUS D'AJUSTER LA QUANTITÉ ET LE MONTANT AVANT DE SOUMETTRE UNE FACTURE. LA SAUVEGARDE FOURNIE DOIT CORRESPONDRE À LA FACTURE ÉLECTRONIQUE SOUMISE OU LA FACTURE SERA REJETÉE.
VOUS ÊTES RESPONSABLE DE LA SAISIE DES TAXES LORS DE LA SOUMISSION D'UNE FACTURE. (DES INSTRUCTIONS SUR LA FAÇON DE PROCÉDER SONT FOURNIES DANS LA BASE DE CONNAISSANCES).
SI LE PO QUE VOUS VOULEZ UTILISER NE PEUT PAS ÊTRE SÉLECTIONNÉ, VOUS DEVEZ DEMANDER UN ORDRE DE MODIFICATION (LES INSTRUCTIONS SUR LA FAÇON DE LE FAIRE SONT FOURNIES DANS LA BASE DE CONNAISSANCES)
SI VOUS OBTENEZ UNE ERREUR DE DUPLICATION, VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE FAIRE UNE RECHERCHE DANS ALTO EXCHANGE POUR VOIR QUI A SOUMIS LA FACTURE ET QUAND. TRIMAC TRAITE TOUTES LES FACTURES REÇUES VIA ALTO EXCHANGE.
PIÈCES JOINTES : SEULS LES FORMATS PDF SONT AUTORISÉS PAR TRIMAC
Les fournisseurs peuvent visualiser et soumettre des factures en fonction des bons de commande approuvés/actifs. consultez la base de connaissances pour obtenir des instructions.
Vous ne pourrez soumettre des factures qu'en convertissant un Bon de Commande en facture. les Bons de Commande sont accessibles par :
A. Cliquez sur l'option Bons de commande approuvés sur le tableau de bord principal.
B. En cliquant sur l'option de menu Bons de commande
1. Si le bon de commande est disponible, vous pourrez sélectionner le bon de commande pour la facturation. Sélectionnez un bon de commande.
Quand un bon de commande n'est-il pas disponible ? Le bon de commande a expiré, le bon de commande a été annulé, et le bon de commande est hors fonds (hors solde).
2. Examinez les informations du bon de commande et cliquez sur convertir en facture. En cliquant sur convertir en facture, le bon de commande sera automatiquement transformé en facture.
3. Saisissez le numéro de la facture (20 caractères maximum). Les numéros de facture en double ne sont pas autorisés par le système.
4. La date de la facture sera par défaut la date actuelle. Mettez à jour la date de la facture. Les dates de facture futures ne sont pas autorisées.
5. Modifiez la ligne si vous ne facturez pas la totalité du montant de la commande (voir 5.A. ci-dessous). Ceci est important
6. Saisissez les taxes applicables. C'est important
7. PIÈCE JOINTE : Ajoutez la copie de la facture ainsi que toute pièce justificative - (seul le format PDF est autorisé par Trimac).
Trimac exige que tous les vendeurs soumettent une copie de leur facture et des pièces justificatives avec leur facture électronique. Le système ne vous permettra pas de soumettre la facture si la pièce jointe n'est pas incluse.
Que dois-je inclure en tant que pièce jointe ?
- Une copie de la facture et
- Une copie des documents justificatifs, le cas échéant (ticket de lavage, ticket de terrain, bordereau d'expédition, facture de débarquement, etc.)
REMARQUE : le seul format de pièce jointe approuvé pour Trimac est le PDF.
- Cliquez sur le bouton de pièce jointe
- Sélectionnez le type de pièce jointe
- Chargez la pièce jointe
- Fermez
8. Soumettez la facture (la facture doit être soumise et non sauvegardée).
Le système effectuera automatiquement toutes les validations avant que les factures ne soient soumises à Trimac. Dans le cas où une erreur est trouvée dans votre facture (facture en double, bon de commande non équilibré, etc.), veuillez faire les ajustements nécessaires et soumettre à nouveau la facture.
Si vous avez besoin d'aide concernant l'erreur, veuillez envoyer un message à trimacsupport@icgteam.com.
5.A. Comment puis-je ajuster une ligne si vous ne facturez pas le montant total du bon de commande ?
Si vous envoyez un envoi partiel et que vous devez modifier le prix, vous pouvez apporter les modifications nécessaires en éditant la ligne de commande en question.
Cliquez sur la ligne Editer
1. Modifiez le prix unitaire s'il y a lieu et/ou modifiez la quantité s'il y a lieu (envoi partiel).
2. Modifier la date de livraison si applicable
3. Si des taxes ont été saisies (section de l'en-tête de la facture), vous pourrez modifier les taux de taxes pour chaque ligne, le cas échéant (ajuster le taux, supprimer les taxes pour une ligne spécifique).
4. Sauvegardez
N'OUBLIEZ PAS DE :
- AJOUTER LES TAXES
- MODIFIER LA LIGNE POUR LES FACTURATIONS PARTIELLES (LE MONTANT DE LA PIÈCE JOINTE DOIT CORRESPONDRE AU MONTANT DE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE)
- CLIQUEZ SUR SOUMETTRE (NON SAUVEGARDÉ)